Например, вы заказываете 2 модели пальто по прототипу поставщика, но с изменениями: удлинили рукава, изменили посадку, ткань и цвет. Допустим, производство в Китае. Что должно быть в письме?
Минимально, самое необходимое:
1. Номер заказа (свой, с кодом);
2. Артикул поставщика и наши;
3. Количества, разбивка по размерам (если есть);
4. Цвета (один пантон на разных основах разный. И даже на одном составе у разных поставщиков точно разный будет, запрашиваем несколько похожих окрасов, спрашиваем когда пришлют образцы цвета на подтверждение);
5. Сроки: когда нам нужен предпроизводственный образец, когда предотгрузочный, когда должна быть отгрузка партии;
6. Техническая документация: табель мер, технический рисунок, иногда — эскиз;
7. Этикетки: какие нужны и где их взять, инструкция по маркировке, какие этикетки — где и как фиксировать;
8. Упаковка: какая нам нужна, инструкция по упаковке каждого изделия (как сложить, как положить в пакет и какой пакет, как сортировать по коробкам и что писать на коробках);
9. Цены: какие мы бы хотели. Дальше торг, помимо прочего, хорошо бы спрашивать разбивку цены на материалы, пошив, упаковку и т. д., так можно понять, что урезать;
10. Цена: FOB, CIF или др. (см. условия Incoterms);
11. Качество: свой перечень стандартных требований к этому виду продукции. Можно обозначить, какие дефекты неприемлемы категорически, а за какие будете требовать скидку;
12. Условия платежа: изначально не хуже 30% предоплата, 70% перед отгрузкой (после проверки предотгрузочного образца), потом сдвигаем на 30/0/70 (70% через 30 дней после выхода контейнера, перед прохождением таможни). Дальше улучшение условий зависит от ваших навыков. В нашей практике были даже условия 10% предоплата / 0% перед выходом контейнера / 0% перед таможней / 90% после прихода товара на наш склад;
13. Материалы, фурнитура: что мы даем, что они сами ищут (например, ткань мы присылаем, а подкладку и фурнитуру они сами ищут. Уточните, какие материалы вам критичны и нужно подтвердить с вами, как минимум, по фото);
14. Контракт;
15. Запрос обратной связи. Как поняли, что из этого могут выполнить, а в чем видят сложности;
16. Также у поставщика можно спрашивать, какие риски, какой брак бывает у этого артикула.
Самое важное! В 100% случаях отправляйте вместе с электронным письмом‑заказом физическую посылку с кусочками, образцами материалов, о которых идет речь. Представьте, что на образце стоит просто неправильный артикул? Вы с поставщиком, находясь в разных странах, должны держать в руках одинаковые кусочки одной и той же ткани или изделия.
Еще раз подчеркну: демо образец обязательно должен оставаться как референс качества и цвета. Хороший вариант— разрезать пополам. Жалко, но зато сильно уменьшает риск получить в партии совсем не то.
По этой теме у нас есть курс
«Управление производством модного продукта»
