Бизнес-тренер Fashion Factory Ольга Мигачева написала колонку о том, как формировать команду проекта: в какой момент делегировать обязанности, каких сотрудников нанимать и как грамотно передавать задачи.
Начинающий предприниматель, выполняя все текущие задачи проекта, совмещает в себе функционал 5–10 сотрудников. На старте это необходимо, чтобы построить систему, понимать, как контролировать эффективность процессов на стадии роста. Главное, не упустить момент, когда нужно делегировать задачи другим людям – это важнейший навык в бизнесе. Ведь по-настоящему работающим бизнес можно назвать, когда он продолжает работать без вас.
Три характерные тенденции делегирования, которые сильно тормозят предпринимателей
Тенденция 1: вопрос найма постоянно откладывается, хотя предприниматель остро нуждается в сотрудниках.
Проблематика: предприниматель не понимает, как найти и нанять сотрудника, что ему поручить и как контролировать работу, как доверить свое дело незнакомому человеку. Рассуждает, что пока бизнес не приносит стабильный доход, нанимать людей рано. Поэтому откладывает этот вопрос, тонет в растущем количестве задач и постоянно «тушит пожары» острых ситуаций сам.
Тенденция 2: люди есть, но нет эффективной командной работы.
Проблематика: в работе царит хаос, основатель целый день отвечает на вопросы сотрудников и проводит совещания, перепроверяет и переделывает чужую работу. Заниматься развитием бизнеса нет времени.
Тенденция 3: команда есть, но нет роста.
Проблематика: чаще всего выявляется отсутствие четких целей и экономических показателей бизнеса у самого предпринимателя, поэтому команда работает на поддержание процесса, но не выдает нового результата.
Во всех трех сценариях основатель не выходит из операционной деятельности на уровень стратегического развития бизнеса. Если бизнесу постоянно не задавать вектор роста, начинается стагнация и финансовые потери.
Алгоритм делегирования
Уже на старте проекта я предлагаю основателям задуматься над своими ролями в бизнесе. На этапе запуска это действенный способ понять, с чем придется иметь дело дальше. Для тех, у кого уже есть бизнес и назрел вопрос выстраивания эффективной системы, это возможность оценить, на что ежедневно уходит основная часть времени.
1. Составьте список сотрудников, чей функционал вы выполняете в бизнесе. В fashion-проектах чаще всего выделяют дизайнера, маркетолога, PR-менеджера, администратора, курьера, модель, sales-менеджера, фотографа, product-менеджера, бухгалтера, smm-специалиста и собственно предпринимателя.
2. Укажите, какое количество часов в день/неделю вы тратите на каждую роль.
3. Выберите 2–3 самые трудозатратные по часам роли – это первостепенные позиции для делегирования.
4. Оцените, нужен ли для этого функционала сотрудник в команду или можно найти надежного подрядчика – это тоже способ делегирования.
5. Определите четкий функционал сотрудника, пропишите ежедневные задачи, важные требования, а также критерии оценки результатов работы и точки контроля.
6. Придумайте тестовое задание, выполнение которого даст понимание, насколько хорошо человек разбирается в предстоящей работе.
7. Разместите вакансию на сайтах и в социальных сетях, как минимум две недели общайтесь с кандидатами, наблюдайте, какие люди откликаются, насколько они соответствуют вашим требованиям.
8. Тем, кто прошел 1-й этап, давайте тестовое задание и отбирайте финального кандидата. Не бойтесь проводить повторные собеседования.
9. Помните, что не обязательно сразу нанимать сотрудника на полный день. Есть много желающих работать удаленно и с частичной занятостью. Есть студенты, которым нужна практика.
Как делегировать?
Основные проблемы, в которые упираются основатели: перфекционизм и отсутствие четкой постановки задач.
Убеждение «никто не сделает лучше меня» вынуждает перепроверять работу сотрудников, контролировать каждый шаг, не оставляя пространства для самостоятельности. Нечеткая постановка задач приводит к отсутствию нужного результата. Это только отнимает время, а не высвобождает его.
Главный секрет результативного делегирования – научиться отдавать задачу и ответственность за ее решение сотруднику полностью. Для этого нужно четко обозначить ваши требования к результату, согласовать принципиальные детали, сроки выполнения, а также договориться о промежуточных точках контроля, если задача длительная. Отдать задачу – и забыть, возвращаясь к ней только в точках контроля и принятия результата. Поначалу может быть страшно, но со временем вы войдете во вкус, замечая, сколько времени это высвобождает!
Поддерживайте и отмечайте успехи сотрудника, значимость его результатов для компании. Это будет повышать мотивацию людей брать на себя ответственность.
